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FEV
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Atualizado em:
27/02/205
Literacia Financeira Empresarial: 10 tópicos essenciais para simplificar a gestão do seu negócio
Todos os empreendedores, gestores e líderes de negócio estão perante o desafio constante de melhorar a sua literacia financeira sobre a rentabilidade, o fluxo de caixa e o equilíbrio financeiro dos seus negócios. Neste conteúdo procuro resumir, num formato simples e compreensível, o que os gestores precisam de saber para gerir com sucesso a área financeira de um negócio.
Este conteúdo tem por objetivo orientar os gestores nos tópicos que precisam de conhecer para o exercício das suas funções, sejam vendedores, responsáveis de departamentos, empresários, consultores e contabilistas.
10 tópicos para simplificar a gestão do seu negócio
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1. Lucro e break-even point
O lucro é a diferença entre a receita e a despesa ocorrida num negócio num determinado período de tempo. A melhor maneira de conseguir lucro é evitar desperdícios. A melhor maneira de evitar desperdícios é entender o conceito de “Break Even Point” ou Ponto morto das vendas”, frequentemente ignorado, mas de extrema importância para qualquer negócio. É o valor mínimo de vendas para cobrir todos os gastos, neste ponto nem ganha nem perde a margem gerada pelo negócio é completamente absorvida pelos gastos incorridos no negócio. É a base de partida para conseguir os lucros desejados.
- Para que este número seja realista é necessário conhecer muito bem os custos diretamente relacionados com as vendas ou seja os custos que apenas existem porque foram realizadas vendas.
- De seguida é necessário conhecer o valor total dos custos fixos que o negócio precisa para funcionar mesmo sem vendas, como por exemplo as rendas, os custos com pessoal administrativo, serviços de contabilidade e auditoria entre outros.
- A titulo de exemplo se a margem bruta do meu negócio é de 40% ((vendas – custos diretos/vendas) e tenho custos fixos no montante de 400 preciso de no mínimo vender 1.000 (400/0,4) para que o lucro seja zero.
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2. Custos diretos ou custos variáveis de vendas
Os custos diretos são os custos que permitem criar os produtos ou os serviços vendidos, ou seja, mão de obra, matérias-primas, materiais, entre outros.
- Como estão diretamente relacionados com as vendas variam em função das mesmas daí a designação de custos diretos ou custos variáveis. No caso de uma empresa de revenda os custos diretos de venda são fundamentalmente o preço pago ao fornecedor pelas mercadorias compradas acrescidos dos custos de transporte e de armazenagem. São custos que devem ser comparados diretamente com as vendas para determinar a rentabilidade ao nível da margem bruta das vendas. O conhecimento do ‘custo real’ dos produtos ou serviços vendidos é fundamental para a definição do preço certo de venda a praticar de forma a assegurar o funcionamento do negócio com lucro.
3. Preço
Conforme referido no tópico anterior a definição do preço é afetada pelos custos incorridos com as vendas dos produtos ou serviços. Para assegurar uma margem de lucro é necessário praticar um preço que cubra os custos diretos/variáveis e custos fixos de qualquer negócio
- Frequentemente a pressão do mercado determina o preço, contudo é necessário ter margem de manobra para uma definição de preço competitivo.
4. Custos Indiretos ou custos fixos
São os custos incorridos no dia-a-dia do negócio por exemplo rendas, eletricidade, comunicações, combustíveis, salários, custos de marketing, entre outros. Muitos destes custos poderão ser fixos, ou seja, ocorrem independentemente do volume de vendas.
- Estes custos carecem de um controlo rigoroso caso contrário podem ficar descontrolados e provocarem um consumo de lucros. Neste tipo de custos existe sempre a possibilidade de surgirem custos que em nada contribuem para a atividade por isso recomenda-se uma monotorização rigorosa dos mesmos evitando misturar custos pessoais com custos da empresa.
5. Orçamento
Este é simplesmente um instrumento que define o plano de atividades a 12 meses ao nível das vendas e custos e lucro esperado. Não ter um orçamento ou um plano de negócios é como viajar sem destino e apenas confiar na esperança e sorte para acabar o exercício com lucro.
- Importa referir que não basta ter um orçamento é preciso praticar o exercício de controlo orçamental ou seja comparar os valores orçamentados com os valores reais e apurar os desvios procurando ações corretivas. O controlo orçamental permite antecipar perdas que sem este controlo só seriam identificadas muito mais tarde. Vale a pena o esforço de manter esta prática que pode não ajudar a ganhar dinheiro, mas seguramente evita perdê-lo, caso sejam tomadas as ações necessárias corretivas.
- Até aqui tratamos dos ingredientes que conduzem a obtenção do lucro, contudo é necessário entender também o lado dos tópicos que em complemento ao lucro contribuem para o fluxo de caixa.
6. Valores a receber
As condições de crédito que se dão aos clientes para pagarem as suas faturas têm naturalmente impacto no fluxo de caixa da empresa. Embora exista um acordo ou entendimento sobre a data de pagamento das faturas, a realidade é que ocorrem atrasos de pagamentos.
- Por isso é necessário criar políticas e implementar procedimentos para gerir o processo de cobranças, que nasce do contrato ou acordo de vendas, passa pela faturação e subsequente recebimento. Por experiência própria assistimos que as empresas com processos de cobrança proativos passam a frente das empresas que não têm grandes formalismos nestes processos. Para este tópico é necessário que as empresas tenham politicas e procedimentos de crédito em vigor e alguém para fazê-los cumprir de uma forma atempada e consistente.
7. Valores a pagar
O aproveitamento do crédito normal de fornecedores é uma oportunidade de gerir a otimização do fluxo de tesouraria o objetivo é manter o dinheiro o mais tempo possível na conta bancária da empresa, ou seja, não efetuar pagamentos antes da data de vencimento.
- A otimização do fluxo de caixa exige um equilibro nas condições de concessão e obtenção de crédito, contudo uma política ineficiente de concessão de crédito não deve repercutir-se no incumprimento perante os fornecedores.
- A negociação constante com fornecedores permite melhores condições com impacto no fluxo de tesouraria. Também esta área exige políticas e procedimentos rigorosos nomeadamente na negociação periódica e sistemática de melhores preços e condições.
8. Inventários/Trabalhos em curso
Os trabalhos levam tempo para serem finalizados e o stock fica armazenado por algum tempo, antes de ser vendido ou usado em trabalhos. Durante esse período são ativos não monetários pelo que exigem financiamento, ou seja, os salários incorrem em custos de mão de obra que são normalmente pagos no final do mês e as mercadorias já foram pagas ou têm de ser pagas aos fornecedores.
- A gestão de obras em curso exige uma atenção permanente, sendo fundamental gerir a conclusão dos trabalhos para que possam ser faturados o mais rápido possível e subsequentemente recebidos. Um bom sistema de gestão de obras e de stocks e encomendas permitirá, uma boa rotação de inventários de forma a que os itens fiquem na loja ou no armazém o mínimo tempo necessário.
9. Impostos e Financiamentos
Em qualquer negócio é necessário atender as obrigações fiscais:
- Por exemplo nos pequenos negócios em que o IVA é entregue numa base trimestral é recomendável ter atenção ao valor do IVA das vendas mensais para que chegados ao momento da entrega do IVA trimestral exista a liquidez necessária para o respetivo pagamento. O mesmo se passa em relação a retenção de impostos, de IRS (Imposto sobre rendimento das pessoas singulares a entregar à Autoridade Tributária) e TSU (Taxa social única a entregar à Segurança Social) feitos em nome dos colaboradores e à TSU a pagar pela empresa.
- Dependendo do negócio e naturalmente do ciclo de exploração é natural que o fluxo de tesouraria se apresente com altos e baixos. Por exemplo um negócio de restauração cujas vendas são praticamente a dinheiro, tem obrigatoriamente de apresentar um fluxo de caixa permanentemente positivo. Já um negócio que exige a concessão de crédito ou o investimento em stocks é natural que o lucro gerado seja aplicado na concessão de crédito ou na aquisição de mercadorias para inventário. Esta situação ocorre nomeadamente em negócios em crescimento. Assim para que a empresa possa realizar os seus ativos (valores a receber e venda dos inventários) e satisfazer os seus compromissos perante fornecedores, estado, colaboradores e outros credores nos prazos acordados é necessário ter uma boa compreensão de onde vêm e para onde vai o dinheiro ou seja do fluxo de tesouraria.
- A compreensão do fluxo de tesouraria permite de forma antecipada procurar soluções de financiamento adequadas ao negócio, tendo em conta o custo do capital. O financiamento bancário é uma solução contudo é necessário fazer contas para analisar a capacidade de reembolso do negócio e fundamentalmente não provocar desequilíbrios financeiros no curto prazo. Por exemplo, se a empresa vai investir numa obra ou num equipamento convém que o financiamento a obter não seja de reembolso no curto prazo.
10. Cash Flow forecast (previsão de tesouraria)
A gestão de tesouraria num negócio pode ser bastante complicada, com dinheiro a entrar e a sair e com a gestão de valores a receber e valores a pagar em determinados momentos. Gerir tudo isto sem boas práticas de gestão pode ser muito preocupante e confuso para quem gere o negócio.
- Assim para que a empresa possa realizar os seus ativos (valores a receber e venda dos inventários) e satisfazer os seus compromissos perante fornecedores, estado, colaboradores e outros credores nos prazos acordados é necessário ter uma boa compreensão de onde vêm e para onde vai o dinheiro ou seja do fluxo de caixa.
- A compreensão do fluxo de caixa permite atuar de forma antecipada na gestão do negócio e caso seja necessário procurar soluções de financiamento adequadas ao mesmo.